カラーミーショップ大賞のオンライン取材の裏側を公開します！

こんにちは～！社長室広報チームの@senna_saoriです。 広報がテックブログ？と思うかもしれませんが、コロナ禍やテレワークを基本とする体制になったことを受けて、GMOペパボでは、広報もテックを活用したリモート広報を目指し、日々試行錯誤を続けているんです。

そこで今回は、2020年10月20日（火）にオンラインで開催された『カラーミーショップ大賞 2020』授賞式のオンライン取材について紹介します。特殊なガジェット等は使用していませんので、オンラインでの取材対応に悩んでいる広報の方はもちろん、オンラインイベントの運営で悩んでいる方などにも参考にしてもらえると嬉しいです。

前提

『カラーミーショップ大賞』とは

GMOペパボが運営するネットショップ作成サービス「カラーミーショップ」が毎年開催している、創意工夫を凝らしたネットショップを発掘し表彰するコンテストです。今年で7回目の開催を迎え、今年は大賞をはじめとする42店舗を表彰しました。

これまでの『カラーミーショップ大賞』の取材対応

とてもありがたいことに『カラーミーショップ大賞』では、毎年多くのメディアの方にご取材をいただいています。昨年までは、授賞式をホテルの会場で行っていたため、メディアの方にも現地にお越しいただいて、授賞式をご覧いただき、授賞式後の懇親会で受賞されたショップさんの取材なども行っていただいていました。また昨年は、より多くのメディアさんにより多くのショップさんを取材いただけるよう、授賞式と懇親会の間に大賞ショップの囲み取材¹も行いました。 一方で様々な地域のショップさんの受賞があったにも関わらず、非公開のイベントで、Web上での動画配信などは行っていなかったこともあり、当日参加が難しい遠方のメディアの取材獲得はなかなか難しい状況にありました。

今回、オンラインでもオフラインと同じように、むしろオフラインより満足いただける取材の場を提供したい！また、遠方のメディアの方にもご取材いただけるチャンス！と考え、サービス側のイベント担当者、PR担当者と協議を重ねました。そして、最終的に以下の方法で取材を行いました。 （オンライン授賞式の裏側について知りたい人はHRブログもご覧ください。）

囲み取材・個別取材どちらも一貫して行っていた運用

取材はZoomに統一、事前確認もしっかり

まず、取材用ツールについては授賞式・懇親会でも使用していたZoomに統一しました。 授賞式の数日前にサービス側で、授賞式・懇親会に備えて、ショップさん側の操作（Zoomの使用方法）や環境（通信・マイク・カメラなど）などの確認をショップさん向けに行っていてくれたので、当日は問題なく取材対応を行うことができました。 事前確認本当に大事です！ また、事前にメディアの方から取材希望をいただいていたショップさん、大賞を受賞されるショップさんには、事前に取材希望のメディアがいることのみお伝えし、取材開始時間と取材用Zoom URL、広報の電話番号を案内しました。さらに、当日の緊急連絡先を確認しておくことで、もし時間になってもショップさんがZoomに入室していない時にご連絡が取れるように備えておきました。

Google Meetをインカム的に使用

また運営側では、取材用のZoomと同時進行でGoogle Meet（以下、Meet）を繋ぎ、運営側の連絡などはMeet側にて口頭で行うという手法をとりました。運営は片耳でZoomの音声を聞いて、片耳でMeetの音声を聞いているという状態です。 これは、すでに社内の4半期報告会の運用でも行っている手法で、今回取材をスムーズに進められたポイントはこのMeetのおかげだと私は考えています。 もちろんチャット等のテキストでコミュニケーションを取るという方法もあるのですが、タイピングしている間にタイムラグが発生したり、取材に集中しているとチャットを見れなかったりする可能性もあるため、Meetをインカム的に使用し、タイムラグなくコミュニケーションを取れるようにしました。

今回は囲み取材⇒個別取材という流れで2種類の取材を行ったため、囲み取材準備から個別取材終了までのオペレーション台本、囲み取材の台本、個別取材の台本をそれぞれ作成、共有し、前日にリハーサルを行いました。

囲み取材の運用

囲み取材では、司会を担当した広報（私）の他に、運営担当3名（入室管理担当・スポットライト担当²＋1名）がZoomに参加し、運用を行いました。「＋1」とは、今回オンライン取材運用チームのメンバーが自宅やオフィスなど様々な場所から参加をしていたため、回線が不安定になったなど不意のトラブルに見舞われた際、すぐにフォローに入ることができるよう、サブで控えていたパートナーのことです。今回は嬉しいことにそのパートナーに出動要請をすることはなかったのですが、何かあってもすぐに動けるパートナーがいる、ということが大きな安心に繋がっていた気がします。

当日はペパボのEC事業部部長 テリーさんの取材と大賞受賞ショップさんの取材を予定しており、以下のようにスケジュールを組んでいました。

しかし、テリーさんの取材が想像以上に早めに終わってしまい（これは私の時間配分の問題でもあったのですが）、ショップさんの入室までに少し時間が空いてしまいました。

主な反省点

• 授賞式が長引いてしまい、時間がなくなった時の対策は考えていたが、時間に余裕ができてしまったときの対策を考えていなかった

• ショップさんとの連絡を全て私（取材時の司会）が行っていたため、テリーさんの取材中に、ショップさんに早めに入ってほしいと連絡することができなかった

次回は反省点を踏まえて完璧な囲み取材を目指します！

囲み取材でMeetを繋いでいてよかったと思った主な点

• テリーさんの取材が終わりそうになったとき、Meetから「ショップさんまだ来ていません」と聞こえたので、メディアの方に待機をお願いするアナウンスができた 囲み取材の司会をしつつ、ショップさんの入室確認をするのはさすがに無理があったので、状況をMeetで共有してもらえてとても安心できました。たぶん、自分で確認していたり、Slack等、テキストベースでの共有だったら、ワタワタしたり、時差が発生したりしていたと思います。

• メディアの方が挙手しているかどうかを運営3人が確認して知らせてくれた こちらもやはり司会をしつつ、ショップさんがお困りでないかなど確認しつつ、挙手³している人も確認する、というのは無理がありました。もともとオペレーション台本には入れていなかったのですが、運営の3人が私には把握できていないだろうと察して、Meetでお知らせしてくれたのでとても助かりました。次回はオペレーション台本にも入れたいと思います。

ちなみに、運営のイメージは以下の通りです。ぜひ参考にしてください。

個別取材の運用

個別取材の運用に関しては、同時刻に複数の取材を進行していたこともあり、少し方法が複雑でした。まずは以下の図をご覧ください。 ＊PCを持っている人（全員）がZoomでつながっていて、スマホを持っている人がMeetでつながっています。

取材の流れ

1. 運営・司会全員がZoomに参加（全員を共有ホストに）
2. ブレイクアウトルーム⁴を作成し司会はそれぞれのブレイクアウトルームに
3. メディアの方、ショップさん入室開始
4. 入室したら順次ブレイクアウトルームに案内
   （ホストがブレイクアウトルームに入室した人を追加している間に案内担当が口頭で案内）
5. 参加者がブレイクアウトルームに揃ったら司会の進行で取材スタート
6. 時間になったら取材終了

司会の役割としては隙間時間にコミュニケーションを取ること、取材の進行、ショップさんが回答に困ったら助け舟を出す、時間管理などです。

今回の取材は、ブレイクアウトルーム1では3件、ルーム2では2件の取材を予定していたこと、取材と同時刻に懇親会が行われており、ショップさんに長時間対応いただくことは難しかったことなどから15分ずつの取材時間でスケジュールを組みましたが、時間は丁度よい感じでした。

そして、ブレイクアウトルーム2の方では、司会だけでなく、司会の控え（回線が落ちたときなどのため）もいたのですが、控えのパートナーがスポットライトなどを操作していたようで、よりスムーズに運営ができていたそうです。次回は（人員に余裕があれば）すべてのブレイクアウトルームに司会の控えを置こうと思います。

ちなみに、個別取材でもMeetが大活躍しました。主な点としては、以下です。

• ブレイクアウトルームに入ってしまうとメインルームの様子が完全にわからないが、Meetを通じてメインルームに誰が入室したか等を把握できる これによって、すでにブレイクアウトルームに入っている人としていた雑談を、丁度よいタイミングで終わることができたり、次の取材の方へ電話で連絡したほうがいいかなどをスムーズに判断することができました。

まとめ

新型コロナウイルスの感染が拡大してから、ペパボのパートナーのオンライン取材や、遠隔でのテレビ取材の立ち合いなどは行ってきましたが、インタビュイーも社外の方にお願いしている取材や、同時に複数のメディアに参加いただく囲み取材の対応は、今回初めて行いました。個人の感想として、初めてにしては外部の方にご迷惑をおかけすることなく、時間通りスムーズに進行することができたのではないかなぁーと思っています。（と思っているだけで実はご迷惑おかけしていたらすみません…）

最初に自分でプランを立てたときは、細かい動きが決まっていない箇所もあったのですが、チームに台本を共有して意見を出し合ったり、リハーサルを行って「この動きも台本に入れたほうがいいね」と新しいアイデアをもらったりして、今回無事にオンライン取材を行うことができました。 これから、オンラインイベントの開催やそれに伴うオンラインの取材対応などは増えていくと思います。また、採用面接やサービスの相談会など様々なシーンで活用できると思いますのでぜひ多くの方の参考になれば嬉しいです。

GMOペパボでは、広報もリモートネイティブとして新しいことにチャレンジしていきます。リモート広報でこんなことができたよ！ということがありましたらぜひ教えてください！